Každý podnikatel se denně setkává s množstvím administrativních úkonů. Potvrzení, dokumenty, účtenky, docházka a další „papírování“ jsou zátěží, která vás obírá o čas. Díky jejich zpřehlednění, využívání profesionálních systémů a automatizovaným úkonům ušetříte nejen čas, ale i finance. Proč je důležité vést důsledně knihu jízd a v čem spočívá její výhoda pro vaše podnikání?

Kniha jízd je typ účetního dokladu, který obsahuje údaje o jízdách firemních i soukromých vozidel využívaných pro účel podnikání. Akceptována je v papírové podobě, vyplněna na předtištěném formuláři nebo v běžném sešitu, jakož i v elektronické formě, kterou aktuálně využívá většina podnikatelů. Právě tato forma poskytuje nejvíce benefitů, které usnadní evidenci vašich vozidel.

Benefity, které přináší vedení knihy jízd

• Úspora času – Evidence všech služebních jízd je časově náročná nejen pro administrativní pracovníky zpracovávajících výkazy, ale i pro řidiče, kteří si musí vytvářet cestovní příkazy a zapisovat data o každé jízdě. Toto vše vám zjednoduší elektronická kniha jízd, která bude automaticky stahovat data a vytvářet záznamy.
• Šetření peněz – Kniha jízd poskytuje detailní přehled o efektivitě využívání monitorovaných vozidel. V systému se nachází přehled o služebních a soukromých cestách, o řidičích a o účelech jednotlivých jízd. Díky tomu nastavíte efektivní využívání vozového parku a optimalizaci zdrojů.
• Odhalení ztrát – Jedním z největších problémů navyšujících náklady vozového parku je chování řidičů (více o tématu naleznete v článku na blogu). Ať už jde o neoprávněné využívání vozidla pro soukromé účely, nebo styl jízdy, GPS monitoring dokáže snadno identifikovat nadspotřebu a zároveň automaticky měří kilometry – podává informace o reálné ujeté vzdálenosti.
• Jednoduché použití – Využívání systému je intuitivní a vytvořeno s ohledem na různé úrovně dovednosti zákazníka. Umožňuje využívání různých nastavení a filtrů, automatické generování dat do různých formátů, také poskytuje možnost manuální evidence jízd. V případě, že na něco zapomenete, je možné realizovat všechny úpravy i zpětně.
• Komplexnost informací – Všechny informace o vozidlech máte přehledně uloženy v systému, do kterého máte neustálý přístup přes klasický počítač nebo prostřednictvím mobilní aplikace. Přístup z mobilního telefonu vám zaručí 100% přehled v aktuálním čase, jakož i přístup k datům zpětně.
• Úřední výstupy – Elektronická kniha jízd a systémy umožňují generovat daňově uznatelné tiskové sestavy s možností volby období.

Kniha jízd, data a důležitost jejího vedení

Nejdůležitější součástí knihy jízd jsou data, se kterými pracuje. Jejich získávání umožňuje GPS jednotka instalována přímo ve vozidle, která zaznamenává a odesílá informace do systému ale i jiné zdroje. Tvoří ji data získaná ze satelitu, z GPS jednotky ve vozidle, z manuálně zadaných údajů, ze vstupních dat a součástí jsou samozřejmě i přepočty systému.

Největším benefitem elektronické knihy jízd je možnost uplatňovat si 100 % nákladů z čerpání pohonných hmot. Podmínkou je uvádění definovaných údajů, které jsou předvyplněny nebo doplňovány průběžně při jednotlivých služebních cestách:

Údaje v knize jízd:

• SPZ
• Typ vozidla
• Průměrná spotřeba podle technického průkazu

Při každé jízdě uvádíme:

• Datum
• Jméno řidiče
• Čas odjezdu a příjezdu
• Destinaci
• Účel
• Počet ujetých kilometrů
• Záznam o čerpání pohonných hmot

Zaměstnanci, kteří používají firemní vozidla, by měly být na používání aut proškoleni a seznámeni se zákony o silničním provozu a zákonem o provozu vozidel na silničním provozu. Bezpečnostní přestávky pro řidiče stanovuje zákon č. 337/2020 Sb. o organizaci pracovní doby v dopravě, který se týká řidičů z povolání. Je důležité upozornit, že dodržování bezpečnostních přestávek je ve vozidle sledované tachografem, nikoli prostřednictvím knihy jízd. I práce s tachografem je již automatizovaná a data nemusíte stahovat manuálně.

Vy ještě nevyužíváte elektronickou knihu jízd? Chtěli byste zefektivnit práci vašich zaměstnanců a šetřit náklady? Kontaktujte nás a my vám rádi pomůžeme. Od návrhu řešení na míru přes instalaci zařízení až k zaškolení vašich zaměstnanců.